È questo il portato dei commi 12-bis e 12–ter dell'art.16 della legge di conversione con modificazioni, del decreto-legge 29/11/2008, n. 185, recante: «misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale» che ha introdotto un nuovo articolo, il 2215-bis c.c., in tema di documentazione informatica.

I libri e registri interessati

Sulla base delle nuove previsioni dell'art. 2215-bis c.c. vediamo di individuare quali sono le scritture contabili, sociali e fiscali che sono potenzialmente interessate dalla tenuta in via informatica della documentazione.

I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa sono rinvenibili, nelle previsioni di cui all'art. 2214 c.c. e, quindi, si tratta del libro giornale e del libro inventari, delle lettere, telegrammi, fatture emesse e ricevute, oltre ai libri sociali di cui agli artt.2421 e 2478 c.c., nonché di tutte le altre scritture contabili previste dalle disposizioni fiscali quali i registri Iva (degli acquisti, delle fatture emesse, dei corrispettivi, ecc.. , artt. 23, 24, 25 dpr 633/72) e il registro dei beni ammortizzabili. L'introduzione, quindi, nel codice civile della specifica previsione di cui all'art. 2215-bis, formalizza definitivamente, in ottica civilistica, la opportunità, per le aziende e per gli studi professionali, di formazione e tenuta di tutta la documentazione in via informatica, completando così le previsioni del decreto ministeriale del 23/01/2004, in tema di conservazione sostitutiva dei documenti aventi rilevanza tributaria.

L’abc della documentazione informatica

Documento informatico

Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti intelligibili attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo

Firma elettronica

Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi, tramite associazione logica, ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica

Firma digitale

Particolare tipo di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

Riferimento temporale

Informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; l'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso

Marca temporale

Evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale

Numerazione e Vidimazione

Perentorie regole per attestare la regolarità di tenuta dei libri e registri vengono stabilite dal nuovo art. 2215-bis c.c, attraverso la previsione di una nuova sorta di «bollatura e vidimazione» per la versione informatica della documentazione contabile e fiscale delle aziende. Adempimenti questi che erano stati precedentemente aboliti, per la versione cartacea del libro giornale ed inventari, di cui al comma dell'art. 2215 c.c., a mezzo della legge n. 383 del 18/10/2001.

Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e la regolarità di tenuta della documentazione informatica deve, infatti, essere attestata mediante l'apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, sui libri e registri, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. Tale incombenza quindi potrà essere assolta dall'imprenditore, ma più verosimilmente, in particolare per le medio-piccole realtà essa sarà affidata al professionista tenutario delle scritture contabili.

Nel caso in cui, in un trimestre, non fossero eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre di nuovo il periodo trimestrale.

L'obbligo di bollatura dei documenti informatici, è assolto in base alle disposizioni dell'art.7 del decreto del MEF del 23/1/2004 (Gazzetta Ufficiale n. 27 del 3/2/04) che prevede il pagamento dell'imposta di bollo nella misura di euro 14,62 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.

La corresponsione dell'imposta sui libri e sui registri tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, si attua mediante comunicazione all'Ufficio delle entrate competente, con l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonché dell'importo e degli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo l'interessato presenta all'Ufficio delle entrate una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta. Gli estremi della comunicazione effettuata all'Ufficio delle Entrate, dovranno essere riportati sulla modulistica informatica. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso.

L'osservanza di detti adempimenti, comunque, lascia un pò perplessi sulla effettiva portata semplificatrice e di riduzione dei costi delle imprese, sottesa allo spirito della legge, poiché l'adozione di un tale sistema di elaborazione informatica non risulta, almeno in questa prima fase di decollo, privo di costi e di difficoltà applicative (sia per la idonea predisposizione hardware e software che per le richieste competenze informatiche nonché per la rigorosa cadenza di aggiornamento delle registrazioni che di fatto comporta). Pertanto, la concreta applicabilità del sistema contabile informatico, ci pare realizzabile solo nelle grandi aziende o nei grandi studi professionali, laddove il risparmio dovuto alle economie di scala può rendere effettivamente conveniente tale metodologia.

Metodi di consultazione

Il nuovo articolo 2215-bis c.c. puntualizza, inoltre, che le registrazioni contenute nei documenti informatici debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Efficacia e Validità

Per quanto concerne, infine, la valenza probatoria delle scritture informatiche, esse, secondo le nuove disposizioni hanno l'efficacia e la validità previste nel codice civile per le analoghe scritture tenute in via cartacea (art. 2709 e 2710 c.c.) ossia esse fanno prova contro l'imprenditore. Tuttavia chi vuol trarne vantaggio non può scinderne il contenuto. I documenti informatici, inoltre, quando sono regolarmente tenuti, possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti all'esercizio dell'impresa.

Autore: Christina Ferriozzi
Fonte: ItaliaOggi Sette